Minimum requirements and tools of an internal financial control system under sound financial management policy

LTTinkamai išaiškinta ir įdiegta į nacionaline, finansų valdymo sistemą vidaus finansų kontrolė sukuria svarbią priemonę, leidžiančią ne tik padėti institucijai pasiekti nustatytų tikslų, bet ir patobulinti bendrąją finansų valdymo praktiką, neabejotinai sustiprinant išteklių valdymo ir kontrolės gebėjimus tiek nacionaliniu, tiek instituciniu požiūriais. Šiam tikslui pasiekti vidaus finansų kontrolė turi būti tinkamai ir vieningai suprasta tarptautiniu mastu, dar prieš projektuojant bet kuriuos diegimo modelius, ypač tada, kai ji kyla iš integracinių Europos Sąjungos rekomendacijų. Atkreipiamas dėmesys į tai, kad ES plėtros kontekste vidaus finansų kontrolės sistemos būtinumas yra ypač išskiriamas, Europos Komisijai pabrėžiant šios sistemos svarbą, bendrai standartizuoto funkcionavimo siekį šalyse narėse, sistemos tinkamumo, efektyvumo ir priežiūros kontekste. Šiame straipsnyje nagrinėjama vidaus finansų kontrolės sistemos plėtra, siekiant užtikrinti bendrą požiūrį į šios sistemos metodų naudojimą įgyvendinant šiuolaikinius finansų valdymui ir kontrolei keliamus tikslus, taip pat siekiant nustatyti minimalius reikalavimus vidaus finansų kontrolės sistemos organizavimui patikimo finansų valdymo požiūriu. Išanalizavus teorines ir praktikos tendencijas teigiama, kad vidaus finansų kontrolės funkcionavimas turi būti pagrįstas ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo principais, o minimalūs reikalavimai nustatomi tikslų, uždavinių, procedūrų ir darbuotojų atsakomybės vidaus finansų kontrolei visuma. Be to, patikimo finansų valdymo principo sąlyga yra būtina šiai sistemai siekiant užtikrinti finansinių procedūrų paprastumą, saugumą, spartą, didesnę decentralizuotos vadovybės atsakomybę ir skaidrumą.Nagrinėjant sistemos metodus nurodoma, kad vidaus finansų kontrolė turi būti įgyvendinama išankstinės, einamosios ir paskesniosios finansų kontrolės priemonėmis, kurių parinkimas rizikos vertinimo pagrindu priklauso nuo tikimybės ir galimybės nustatyti arba išvengti klaidų kiekvienu ūkinės procedūros valdymo etapu. Funkciškai nepriklausomas vidaus auditas taip pat yra vienas iš šios kontrolės sistemos sudedamųjų priemonių. Pabrėžiama, kad tinkamas vidaus finansų kontrolės sistemos funkcionavimas yra svarbus šalies institucijų vadovybėms taikyti šiuos metodus vidinėje finansų valdymo aplinkoje, užtikrinant bendrą požiūrį į vidaus finansų kontrolės sistemą bei jos metodus bendrame Europos Sąjungos kontekste. [Iš leidinio]

ENAn effective internal financial control (IFC) system requires being clear about the objectives of the system and about the tools to be used by the system to meet these objectives. The methods for carrying out IFC vary by country. Each country has its own IFC model, which is constantly being updated to meet new circumstances and requirements. Different authors give different interpretations of internal financial control. IFC systems are not costless. Reform of IFC system is a sensitive issue nowadays in the countries wishing to join the European Union (EU) because the EU stated that new control and audit systems should cover all aspects of sound financial management. Poor implementation of IFC methods could result in huge costs for public institutions. With the aim to strengthen and accelerate the development of an improved IFC system in Lithuania this article points out minimum requirements and tools for such a system. The author of this article defines and explains the main minimum requirements for the organisational principles of a national internal financial control system under sound financial management policy, especially for the countries wishing to become members of the European Union. It focuses on the evolution of internal financial control systems proposing a unified approach for tools of IFC to achieve defined objectives and a set of defined requirements. The basic principle of sound financial management is to ensure that procedures are simpler, faster and more accountable decentralising management and are more transparent.After a detailed analysis of the tendencies of theory and practice, the author identifies that the key principles of an internal financial control system are simplification, decentralisation and taking of responsibility by managers of spending units. The author emphasises that sound financial management policy should encompass the principles of economy, efficiency, effectiveness, and compliance with principles that can be evaluated by the performance indicators established for each spending activity and measurable in such a way that results can be assessed during internal financial control. The article concludes that the nature of the objectives, aims, procedures and competence of staff should determine the minimum requirements, discussed in the article, for the organisation of IFC. The article concludes describing how this IFC should be executed in the form of the following tools: ex-ante, ongoing and ex-post financial controls, including functionally independent internal audit methods. The choice of instruments depends on the probability and the possibility of preventing or detecting errors at each stage of the activity and should be based on risk assessment, the main principles of which are elaborated in the article. IFC systems are important for state institutional governments to apply to the internal institutional financial management environment for internal financial control ensuring a unified approach throughout the EU. [Text from author]