Operatyvaus duomenų apie ūkio subjektus atnaujinimo įmonių apskaitos informacinėse sistemose svarba ir galimybės

LTApskaitos sistemose kaupiamų duomenų apimtys didėja ir jose esančių duomenų patikimumas tampa vis svarbesniu klausimu įmonės apskaitoje. Patikimi verslo partnerių ūkio subjektų rekvizitai bei normatyviniai duomenys apie įmonei suteikiamus kredito limitus ar pardavimo nuolaidas gali padėti įmonei priimti teisingus kreditavimo sprendimus ir vykdyti įstatymuose numatytas prievoles užtikrinant, kad apskaitos žinynuose bus fiksuojama teisinga informacija. Šiame procese labai svarbus yra savalaikis pasikeitimų fiksavimas. Esant dideliam verslo partnerių skaičiui ūkio subjektų rekvizitų tikrinimas gali būti atliekamas automatiškai per sąsajas su specializuotomis kreditinės informacijos duomenų bazėmis. Ūkio subjektų rekvizitų tikrinimas realiu laiku prieš vykdant ūkines operacijas, susijusias su kreditavimu, įgalina surinkti duomenis, reikalingus pagrįstų sprendimų priėmimui. Tikslūs ūkio subjektų rekvizitai bei papildomai apie juos sukaupti įmonės mokumą atspindintys rodikliai užtikrina tai, kad informacija apie ūkio subjektus, su kuriais įmonė turi komercinių santykių, yra patikima ir suteikia įmonei galimybę priimti motyvuotus bei pamatuotus sprendimus.Straipsnyje apžvelgiami interneto portalai, kur galima rasti patikimą informaciją apie ūkio subjektų rekvizitus ir papildomus duomenis apie įmonių mokumo rodiklius. Mes siūlome automatizuoti įmonių rekvizitų tikrinimą ir pavyzdžiais pagrindžiame šio veiksmo naudą įmonei. [Iš leidinio]Reikšminiai žodžiai: Apskaitos sistemos; Apskaitos sistemų sąsajos su išorinėmis informacinėmis sistemomis; Duomenų bazės; Duomenų įkėlimas; Informacinės sistemos; Išorinės informacinės sistemos; Kreditinė informacija; Kreditinės informacijos duomenų bazės; Sąsajos; Įmonių rekvizitai; Accounting system interfaces with external information systems; Accounting systems; Business requisites; Credit information; Credit information databases; Data basis; Data upload; External information systems; Information systems; Integration.

ENToday in unstable and ever changing business environment companies have to be even more cautious about the counterparties they are doing business with. In order to keep information on customers and vendors up to date accounting systems integration with customized credit information data bases is a key issue that can help companies to save time and money. The possibility to check legal information of counterparties is available at web based information systems. The information can be obtained manually or via integration with accounting systems. The main information key when checking counterparties is registration code in companies register. Companies, having business with hundreds of counterparties, should investigate the possibility and use external data bases to import and update the legal information to their accounting systems. Based on initial information companies can upload and check additional information about he creditworthiness of their partners – court cases, property arrests, pledged assets, registered unsettled debts, negative information in the press and similar.When organized properly, this could be a straight through process checking customer credit info prior to creating sales invoice and sending good or rendering services. Depending on the risk policy of the company the triggers can be built to the system that informs the responsible person and/or blocks delivery based on the certain delimited factors about the company. In the suppliers side one of the main thing is VAT code validation when registering invoices from vendors and maintaining up to the date records when companies close their VAT codes and obtain new ones. Based on this information company can prevent from being trapped into Cover companies (provided the info about them is public), and be sure that registered VAT records are true. We believe that this kind of system integration has a firm future and this subject is worth further attention of scientific and business communities. [From the publication]

• Vadyba / Management
• Ekonomika / Economics