Elektroninių dokumentų ilgalaikio saugojimo Europos Sąjungos valstybėse politika

LTInformacijos valdymas elektroninėje terpėje yra ne vien technologinė, bet ir organizacijos veiklos politikos problema. Institucijos atskaitingumui ir veiklos įrodomumui užtikrinti, visuomenės poreikiams tenkinti reikalinga patikima informacija. Todėl elektroninių dokumentų saugojimo sritis turi būti svarstoma ne tik praktinio įgyvendinimo, bet ir archyvų veiklos politikos lygmeniu. Archyvų veiklos nacionalinę, regioninę ir organizacinę politiką apibrėžia archyvų teisinė bazė, kurią paprastai sudaro kelių lygių teisės aktai – įstatymai ir juos įgyvendinantys lydimieji tesės aktai. Archyvo veiklos politikos lygmeniu dokumentų saugojimas paprastai yra apibrėžiamas kaip archyvo veiklos uždavinys, įgyvendinamas per archyvo vykdomas funkcijas, kurių tikslas apsaugoti dokumentus ir sudaryti prieigą prie saugomų dokumentų, kad būtų tenkinami visuomenės socialiniai, teisiniai, kultūriniai, informaciniai poreikiai, taip pat išsaugoti dokumentus ateities kartoms. Europos sąjungos šalių valstybės archyvų veikla turi savo išskirtinumų, kuriuos lėmė konkrečios šalies istorija, kultūra, teisės sistema ir tradicijos, veikiančios ir elektroninių dokumentų valdymo politiką. Todėl elektroninių dokumentų valdymą lemia skirtingi valstybių įgaliojimai, susiję su dokumentų ir archyvų valdymu. Iš 25 ES valstybių šiandien tik 6 valstybių archyvai turi elektroninių dokumentų saugojimo praktikos. Daugiausia elektroninių dokumentų valdymo ir ilgalaikio saugojimo patirties turi Skandinavijos valstybės. Pagal jų veiklos modelį kuriama ir Lietuvos archyvistikos teisinė bazė. [Iš leidinio]Reikšminiai žodžiai: Archyvai; Dokumentai; Elektroniniai dokumentai; Saugojimas; Technologijos; Veikla; Archives; Documents; Electronic; Preserving; Technologies; Activity.

ENOver the recent years, there has been an increased awareness on the part of state archives of the EU Member States of the needs of preserving electronic records. This has manifested itself in the significant amount of activity, especially in the formulation of regulations and recommendations concerning the treatment of electronic records in government agencies and their transferral to state archives. However, there still appears to be potential for greater synergy and cooperation in these matters in various state archives in the EU Member States. The legal situation across Europe with regard to the archiving of public records generated by government agencies and public access to such records remains diverse. Differences exist not only in terms of legal requirements, but also to the extent to which these are interpreted and enacted. Most of the activities on preserving electronic records and providing access to such records have been concentrated in the north-western States of the EU, and it is only within this region that specialized facilities within state archives for the preservation of electronic records have been established. Much of the activity and development with regard to the treatment and access of electronic records has been concentrated within state archives and central state government agencies.