The Usage of informal computer based communication in the context of organization’s technological resources

• Raišienė, Agota Giedrė
• Jonušauskas, Steponas

LTStraipsnio tikslas – teoriškai ir praktiškai panagrinėti bei technologinių išteklių kontekste įvertinti neformalios elektroninės komunikacijos reikšmę organizacijoms. Straipsnio išvados suformuluotos remiantis atliktos metaanalizės bei empirinio tyrimo rezultatais. Besigilinančių į elektroninės organizacinės komunikacijos klausimus užsienio tyrėjų darbų analizė parodė, jog neformali komunikacija yra ne mažiau reikšminga nei formali, siekiant darbuotojų ir organizacijos veiklos efektyvumo. Neformalia komunikacija darbuotojai plečia gyvenimišką patirtį, kuria vėliau remiasi taip pat ir darbe, dalijasi darbine informacija, teikia vieni kitiems paramą, įveikiant kilusias darbo problemas, tenkina asmeninius psichoemocinius poreikius, pvz., bendravimo, pripažinimo, valdžios ir pan. Vertinant iš organizacijos perspektyvos pažymėtina, kad tinkamai valdoma neformali komunikacija palengvina komandų veiklos koordinavimą, organizacijos kultūros sklaidą, sumažina pasipriešinimą naujovėms, taip pat atlieka tam tikrą individualios bei grupinės elgsenos kontrolės funkciją. Vis dėlto elektroniniai kanalai silpnina neformalius ryšius, o dar dažniau – perkelia juos už organizacijos ribų. Todėl elektroninė komunikacija nėra priemonė, leidžianti kurti ir palaikyti neformalius tinklus tarp darbuotojų.Empirinis tyrimas, atliktas tiesiogiai apklausiant Vilniaus miesto ir rajono teismų administracijos darbuotojus, parodė, kad tarnautojai aktyviai naudojasi organizacijos technologiniais ištekliais neformalios komunikacijos tikslais. Apklausai tikslingai buvo pasirinkti palyginti menko kompiuterinio raštingumo asmenys (dar tik besirengiantys ECDL testavimui), tačiau elektroniniais laiškais su draugais jie bendravo gana intensyviai: 72 proc. apklaustųjų teigė, jog su draugais jie susirašinėja kasdien arba dažnai. Be to, 93 proc. tyrimo dalyvių pažymėjo savo darbo kompiuteryje turį papildomą – komercinę – pašto dėžutę, o 14 proc. respondentų – net daugiau nei vieną. Plataus masto neformalus elektroninis bendravimas su draugais ir pažįstamais rodo, jog teismų administracijos darbuotojai savo psichoemocinius poreikius linkę tenkinti už darbovietės ribų. Tad empirinio tyrimo rezultatai patvirtino teorinės analizės išvadą, jog bendravimas kompiuteriu nėra vertingas plėtojant neformalius tarpusavio ryšius tarp organizacijos darbuotojų. Straipsnio autorių nuomone, neformalios komunikacijos už organizacijos ribų mastas būtų reikšmingai didesnis, jei būtų įvertinta ne tik elektroninio pašto vartojimo praktika, bet ir kiti elektroninio komunikavimo kanalai: socialiniai tinklai, videoskambučiai, realaus laiko pokalbių svetainės, interneto forumai ir pan. [...]. [Iš leidinio]Reikšminiai žodžiai: Elektroninė komunikacija; Komunikacijos efektyvumas; Neformali komunikacija; Technologiniai ištekliai; Computer based communication; Effective communication; Informal communication; Technological resources.

ENPurpose of the article is theoretically and practically analyze the features of informal computer based communication in the context of organization's technological resources. Methodology - meta analysis, survey and descriptive analysis. According to scientists, the functions of informal communication cover sharing of work related information, coordination of team activities, spread of organizational culture and feeling of interdependence and affinity. Also, informal communication widens the individuals' recognition of reality, creates general context of environment between talkers, and strengthens interpersonal attraction. For these reasons, informal communication is desirable and even necessary in organizations because it helps to ensure efficient functioning of the enterprise. However, communicating through electronic channels suppresses informal connections or addresses them to the outside of the organization. So, electronic communication is not beneficial for developing ties in informal organizational network. The empirical research showed, that significant part of courts administration staff is prone to use technological resources of their office for informal communication. Representatives of courts administration choose friends for computer based communication much more often than colleagues (72% and 63%respectively). 93%of the research respondents use an additional e-mail box serviced by commercial providers for non work communication.High intensity of informal electronic communication with friends and familiars shows that workers of court administration are used to meet their psycho emotional needs outside the work place. The survey confirmed conclusion of the theoretical analysis: computer based communication is not beneficial for developing informal contacts between workers. In order for the informal communication could carry out its functions and technological recourses of organization would be used effectively, staff should be motivated to communicate directly face to face. Research limitations - it can be reasonably suspected, that the real measure of informal communication with outside recipients is even higher, than the data of the research shows. In could be stipulated by the lack of analysis of other electronic communication mediums (e.g. video calls, social networks, internet forums, etc.). The results of the research help to form a wider comprehension about features of organizational communication. Authors of the research state that if managers would pay more attention to the practice of employees' informal and computer based communication, they would improve the usage of information technology resources. Originality/Value - informal electronic communication in Lithuania's organizations had not been researched yet. The chosen subject is definitely new. On the other hand, deep penetration of computer-based communication in employees' daily routine shows the relevancy of the topic. [text from author]