Management of electronic documents in public sector : analysis of possibilities and trends of development

LTStraipsnyje nagrinėjamas Lietuvos viešojo sektoriaus modernizavimo procesas elektroninių dokumentų valdymo plėtros aspektu. Siekiant išsiaiškinti priežastis, kodėl Lietuvos viešojo sektoriaus institucijos vis dar neryžtingai pereina prie elektroninių dokumentų valdymo ir administravimo priemonių bei nustatyti elektroninių dokumentų valdymo viešajame sektoriuje plėtros galimybes ir tendencijas, atlikta Lietuvos ir užsienio autorių mokslinių publikacijų, paskelbtų tyrimų rezultatų, Lietuvos Respublikos teisės aktų, strateginių planų, ataskaitų, tarptautinių standartų, ES direktyvų, intemeto šaltinių analizė, jų sisteminimas ir empirinis kokybinis tyrimas Šiaulių miesto valstybės valdymo ir vietos savivaldos institucijose. Atlikto tyrimo rezultatai atskleidė elektroninio parašo ir elektroninių dokumentų naudojimo ir plėtros situacijos problemiškumą viešojo sektoriaus institucijose - valstybės institucijos nėra pasiruošusios oficialių elektroninių dokumentų mainams. Įvertinus specialistų-ekspertų nuomonių raišką, identifikuotos pagrindinės elektroninių dokumentų valdymo plėtros problemos ir numatytos jų sprendimo galimybės. Gauti tyrimo rezultatai leido pastebėti akivaizdų prieštaravimą tarp mokslinėje literatūroje, teorinėse įžvalgose siūlomų lanksčių ir inovatyvių valdymo metodų, pasitelkiant informacines technologijas, taikymo galimybių ir nepakankamai lankstaus viešojo sektoriaus elektroninių dokumentųvaldymo teisinio reglamentavimo Lietuvoje. Atlikus tyrimąpaaiškėjo, kad Lietuvos viešojo sektoriaus elektroninių dokumentų valdymo ir informacijos pasikeitimo elektroninėmis priemonėmis šiandieninė sistema įstatymuose ir teorinėse įžvalgose akivaizdžiai skiriasi nuo praktinių sprendimų įgyvendinimo.Todėl siekiant, kad iki 2010 m. Lietuvos viešojo administravimo sistema atitiktų Europos šalių viešojo administravimo lygį, turėtų būti skiriama daugiau dėmesio sparčiam informacijos pasikeitimo elektroninėmis priemonėmis sistemų diegimui, dokumentų perkėlimui į elektronines laikmenas ir elektroninių dokumentų strateginei plėtrai. Atliktas tyrimas parodė, kad šiandieninės Lietuvos viešojo sektoriaus elektroninių dokumentų valdymo ir informacijos pasikeitimo elektroninėmis priemonėmis sistema, deklaruojama įstatymuose ir teorinėse įžvalgose, skiriasi nuo realių praktinių sprendimų įgyvendinimo. [Iš leidinio]Reikšminiai žodžiai: Elektroninė vyriausybė; Elektroninis parašas; Viešojo sektoriaus modernizavimas; Elektroninių dokumentų valdymas viešajame sektoriuje; Electronic government; Electronic signature; Modernization of public sector; Management ofelectronic documents in the public sector.

ENThe article deals with the process of modernization of Lithuanian public sector in the aspect of development of management of electronic documents. In order to ascertain the reasons why institutions of the Lithuanian public sector still hesitatingly move to means of management and administration of electronic documents and to identify the possibilities and trends of development of management of electronic documents in public sector, we carried out the analysis and structuring of scientific publications by Lithuanian and foreign authors, also of published research results, the Republic of Lithuania legislation, strategic plans, reports, international standards, European Union directives, online sources. We also did a qualitative empirical study in institutions of Šiauliai city state administration and local self-government. The research carried out by the authors has shown that current system of management of electronic documents and exchange of information by electronic means in Lithuanian public sector in laws and in theoretical insight is clearly different from the implementation of practical solutions. Therefore, in order for Lithuanian public administration system to be in line with the European levels of public administration by the year 2010, more attention should be paid to the rapid deployment of systems of information exchange by electronic means, to transferring of documents to electronic carriers and to strategic development ofelectronic documents. [From the publication]